Mein Zeitmanagement

Ich werde immer wieder gefragt, wie ich meine Baustellen unter einen Hut bringe. Ich will es verraten: Ich liebe To-Do-Listen.

Ich bin ein höchst pragmatischer Mensch. Das muss ich sein, da ich viele „Baustellen“ an unterschiedlichen Institutionen offen habe. Ich lehre an mehreren Hochschulen, ich referiere auf Konferenzen, halte Workshops, schreibe (journalistische) Artikel und publiziere. Meine besten Ideen für ein Projekt habe ich immer dann, wenn ich an einem anderen Projekt arbeite. Ich halte diese Ideen meist möglichst schnell fest, damit sie sich nicht in meinem Kopf stauen. Ich ärgere mich dabei immer, wenn ich etwas nicht gleich aufschreibe, dann einen Gedanken weitergehe und den ersten Gedanken vergesse – immer der Meinung, dass ich mich eh daran erinnern werde. Tu ich nämlich meistens nicht.

Quelle: Pixabay

Ein von mir sehr geschätzter Mensch hat mir das Bild in den Kopf gesetzt, dass man mit diesen vielen Baustellen seinen Kopf verlangsamt, wie man einen Browser durch Multi-Tabbing ebenfalls verlangsamt. Ich habe gerade geschaut: Auf meinem Mac waren 120 Tabs offen, auf meinem Computer 149 und auf dem Smartphone sind es weitere 24. Alle drei Geräte sind schon einigermaßen langsam. Ich hab sie jetzt abgelegt und geschlossen.

Ich liebe es eigentlich, Dinge zeitnah abzuschließen und schreibe auch zu unmöglichen Zeiten E-Mails, um eben für mich Prozesse und Gedanken wegzubekommen. Wer mit mir arbeitet, der weiß das. Ich kommuniziere die Arbeiten, an denen ich aktiv dran bin, damit meine Kolleg*innen wissen, dass ich nicht auf sie vergessen habe und dass die Arbeit – laut KANBAN – ein Doing ist. Und noch eine zweite Sache: Ich führe für meine Arbeit gerne To-Do-Listen, denn ich empfinde sie nicht wie Philippe Wampfler als überfordernd. Sie geben mir vielmehr die notwendige Struktur.

Wie gehe ich mit To-Dos um?

Ich habe einen Buchkalender, den ich immer bei mir habe und diesen befülle ich mit unterschiedlichen Farben. Unterschiedliche Institutionen und Aufgabe haben unterschiedliche Farben, um diese Aufgaben sofort zu erkennen. Wenn ich unterwegs bin und nicht schreiben kann, nutze ich die App Google Notizen am Smartphone, vor allem auch weil es hier eine Abhak-Listen-Erstell-Funktion gibt. Ich versuche meine To-Dos zu priorisieren, was sich aber meist aus den Abgabefristen für Artikel und Vorträge automatisch ergibt. Ich versuche also, das Muster, das sich rechts im Bild findet, zu vermeiden:

Diese To-Dos versuche ich möglichst kleinteilig zu halten, damit ich auch etwas abzuhaken habe. Wenn ich zum Beispiel bügeln muss, dann gebe ich an, wie lange ich bügeln werden oder wie viele Einzelstücke ich bügeln werde. Ich habe also aufgehört „Bügeln“ aufzuschreiben oder etwas wie „Büro zusammenräumen“, weil ich hier sowieso nie fertig sein werde.

Am Anfang der Woche versuche ich, mir einen Wochenplan zu schreiben, wo ich mir einzelne Zeitfenster markiere, in denen ich Arbeiten ausführe – zum Beispiel einen Slot für journalistische Arbeit, für das Arbeiten in Social Media, den Musikverein, das Korrigieren oder das Beantworten von E-Mails.

Das sind meine Deep-Working-Phasen, in die ich mich vertiefe. Ich versuche gerade auch mit den E-Mails und WhatsApp sehr rigoros zu sein, habe mir für einzelne wichtige Personen aber eigene Klingeltöne gesetzt. Das Smartphone bleibt laut, ich reagiere aber nur auf diese wenigen Töne.

Wenn ich die kreative Ader hätte, würde ich für mich den weg des Bullet Journals gehen. Ich finde diese Art der Organisation großartig, bin nur leider viel zu wenig kreativ dabei. Als Perfektionistin muss aber alles bei mir nicht nur perfekt sein und pragmatisch erreicht werden können, sondern dazu auch noch schön sein. Es gibt zahlreiche Leitfäden zum Bullet Journaling, hier noch ein zweiter.

Wie halte ich meine Gedanken fest?

Ich setze auf Sprachnachrichten am Smartphone, ich schreibe alle Ideen auf Papier auf und ich erstelle mir für Artikel (sowohl wissenschaftlich als auch populärwissenschaftlich oder journalistisch) auf Wakelet einzelne Collections. Diese sogenannten Collections synchronisiere ich auf allen meinen Geräten, so habe ich die Ideen immer bei mir.

Geht es um das Schreiben eines Beitrags, erstelle ich Mindmaps oder nutze auch Sketchnotes, die mir die Zusammenhänge visualisieren. Diese Mindmaps zeichne ich von Hand, ist eine Idee eingebaut, dann hake ich sie auch ab – wie in einer To-Do-Liste. Bei den Sketchnotes übe ich noch, aber auch sie helfen mir, meine Gedanken zu visualisieren. Und ich muss zugeben, dass ich schon immer während des Lernens und Arbeitens herumgekritzelt habe, um mich zu konzentrieren. Diese Kritzeleien nutze ich zum Üben von Sketchnote-Elementen. Da auch ich von mir behaupte, überhaupt nicht zeichnen zu können, bin ich mit den Sketchnotes noch nicht so weit, wie ich gerne wäre…

Am wichtigsten für mich sind meine Blogs, auf denen ich meine Gedanken vor allem unter den Kategorien Nachlese festhalte – dies trifft gerade Konferenzen. Hier finde ich immer sehr viele Inspirationsquellen, die ich für mich festhalten möchte. Oft fühle ich mich reizüberflutet. Also packe ich Präsentationen, Empfehlungen aus dem Social Networking und auch meine Notizen in einen Blogpost und vertagge sie hier möglichst aussagekräftig, um sie auch wiederzufinden.

Darüber hinaus habe ich für mich meine eigenen Rituale gefunden. Ich benenne meine Dokumente und Unterlagen sowie Ordner immer auf die gleiche Weise, damit ich für mich Wichtiges leicht wiederfinde. Ich habe aktuelle Projekte immer auf der Dropbox mit dabei und kann so nachsehen, wenn ich etwas brauche. So belaste ich mein Hirn nicht mit Dingen, die ich „später nachschauen will“.

Quelle: YouTube

Kisten und Dosen liebe ich sowieso, weil ich Dinge nicht gerne suche. Ich bin ein semi-ordentlicher Mensch, da ich eigentlich zu faul zum Suchen bin. in meinem Kleiderkasten, der Speisekammer und der Küche bin ich auf die Marie-Kondo-Methode (auch KonMari-Methode genannt) umgestiegen. Es hilft. Ich suche weniger. Und gerade im Kasten sind alle Kleidungsstücke farblich sortiert. Monk? Ja, ein wenig. Schön an dieser Methode ist aber vor allem, sich von Ballast zu trennen. Das ist vielleicht im ersten Moment schwierig, befreit aber ungemein.

Eliminiere Zeiträuber

Ein wichtiger Punkt in meinem Leben ist folglich, dass ich mich von Zeiträubern fernhalte. Damit meine ich weniger Social Media, weil diese ja wichtiger Teil meines Berufs sind. Ich meine damit Menschen, die mir meine Zeit und Nerven rauben. Auf Twitter habe ich einen passenden Tweet gefunden:

Es gibt einige, wenige Menschen, für die ich immer erreichbar bin und für die ich auch meinen Zeitplan und somit meine To-Do-Liste über den Haufen werfe. Es sind aber nur sehr wenige, vielleicht eine Hand voll… Familie eingerechnet. Ich habe mir damit wenige Freund*innen gemacht, aber ich habe meine Work-Life-Balance wiedergefunden.

Tu dir selbst Gutes!

Was klingt wie die Weisheit aus einem Jogi-Tee, ist wohl die wichtigste Lektion, die mir dabei geholfen hat, meinen Arbeitselan wiederzufinden. Ich könne mir gezielte Auszeiten, in denen ich lese oder wo ich mich mit mir wichtigen Menschen verabrede. Zeit ist das schönste Geschenk, das man jemandem machen kann. Diese, wenn auch kurzen, Auszeiten geben mir die Kraft, meine vielen Baustellen zu managen.

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