Sprechende Namen mit Struktur

Dieser Blogpost sieht sich als Beitrag zur Blogparade der Bildungspunks, genauer der Ausgabe April 2017. Als Thema galt es zu beantworten: Daten-Ablage: im Internet, auf USB, Evernote & Co, sonst wo? Was bringt welche Vorteile!?

Ich bin ein seltsamer Daten-Ablage-Mensch mit Macken, der sich für kein System entscheiden kann. Oder vielleicht doch für ein System… Das schicke ich vorweg. Ich habe (m)ein System, das aber, wahrscheinlich, niemand außer mir durchblickt. Ich arbeite mit ganz unterschiedlichen Applikationen, was meiner gespaltenen Persönlichkeit quasi zu verdanken ist.

Im Büro: ein App-Salat

In der Arbeit verwenden wir Evernote für Besprechungsaufzeichnungen und allgemeine Notizen und Hinweise. Zur Literaturverwaltung sind wir vor kurzem auf Zotero umgestiegen. In unterschiedlichen Projekten verwenden wir zusätzlich Google Drive und Dropbox, sowie im internen Bereich Sharepoint und ein gemeinsames Transferlaufwerk. Hier den Überblick zu behalten, ist gar nicht so einfach. Gerade für Außenstehende ist die Logik wahrscheinlich allenfalls latent vorhanden. Wenn man damit arbeitet, bekommt man ein Gefühl, wo man was ablegen soll/muss/möchte.

Im Verein: Dropbox über alles

Im Musikverein sind wir vor geraumer Zeit auf die Dropbox für Durchlauf-Dokumente und eine externe Festplatte zur Datensicherung umgestiegen. Das funktioniert sehr gut, denn alle Vorstandsmitglieder haben Zugriff auf die für sie relevanten Dokumente, Listen und Fotos. Und zwar immer in der aktuellen Version.

Im Privaten: Viel digital

Privat nutze ich… nun… wo fange ich an? Ich mach es mal systematisch, oder versuche es jedenfalls:

• Zotero: Ich nutze Zotero zur Literaturverwaltung schon seit einer gefühlten Ewigkeit und bin damit sehr glücklich. Gemeinsam können Ordner bespielt werden, die Suche funktioniert im Volltext, Bibliographien können automatisch erstellt/ generiert werden. Das ist eine enorme Erleichterung. 
• Scoop.it: Interessante Links, die ich im Web finde, die ich nur kuratieren will, die aber nicht im strengen Sinne Literatur sind, lege ich auf Scoop.it ab. Dort habe ich fünf thematische Boards angelegt, die mir das Sammeln, Suchen und Finden erleichtern.
• Dropbox: Die Dropbox ist mein absolutes Lieblingssystem. Ob ich private Dokumente sortieren und ablegen möchte, oder auch solche, die ich für Vortragstätigkeiten benötige, alles findet sich bei mir auf der Dropbox. Hier habe ich ein mehrstufiges Ordnersystem, das beispielsweise folgenderweise aussehen kann: Institution > Kurs > Jahr > Semester > Gruppe > Inhalt Ich mag diese tiefen Ordnerstrukturen. Ich hab mich dran gewöhnt. Besonders gerne mag ich diese granularen Strukturen, weil ich einzelne Ordner per Mausklick anderen Personen zur Verfügung stellen kann, was die Zusammenarbeit seamless macht.
• OneDrive & GoogleDrive: Neben der Dropbox nutze ich auch OneDrive und GoogleDrive sehr gerne, und zwar wenn es darum geht, Dokumente anzulegen, die von mehreren Menschen bearbeitet werden oder die beispielsweise während eines Workshops auch ergänzt werden sollen. Ob ich die Version von Google oder von Microsoft ist, das entscheide ich spontan. Hier sind also vor allem meine Workshop-Materialien zu finden, die ja auch unter einer CC-Lizenz stehen. Durch die Offenheit des Formats wird die Offenheit der Open Educational Resources unterstrichen. 
• Blogger: Meine Gedanken für Blogposts lege ich direkt in Blogger an und zwar als Post-Entwürfe. Hier sammle ich Links, Ideen und Bilder, die ich dann gegebenenfalls in einen Post umwandle oder auch lösche.

Meine Anforderungen für ein passendes System

• Die Materialien müssen device-unabhängig verfügbar sein. Ich brauche sie sowohl am Laptop, als auch am Tablet, als auch am Smartphone. Eine Ausnahme ist Zotero, da ich Artikel und Ähnliches eher am Laptop schreibe. 
• Die Anwendungen müssen (zumindest in einer Basisversion) kostenfrei zur Verfügung stehen. Ich nutze die Dienste jeweils in ihrer kostenfreien Version, wobei ich durchaus bereit wäre für, beispielsweise mehr Speicherplatz, zu bezahlen.
• Die Anwendungen sollten so ausgelegt sein, dass auch ein kollaboratives Arbeiten möglich ist. Ich mag das Team-Teaching, schreibe gerne gemeinsam an Artikeln, liebe es, mit anderen gemeinsam Ideen zu sammeln, zu teilen und zu verwalten.
• Die Anwendungen müssen intuitiv in der Verwendung sein. Ich mag mich nicht kompliziert in Systeme oder Anwendungen einlesen oder einarbeiten. Ich möchte mit der Arbeit beginnen und beim Arbeiten über das System dazulernen.

Mein Backup: Analog-Digital

• Festplatte: Alle Dateien sind zusätzlich auf zwei externen Festplatten gespeichert. 
• USB-Stick; Wenn ich unterrichte oder Vorträge halte, habe ich den jeweiligen Unterordner (siehe Dropbox-Ordnerstruktur) immer auch auf einem USB-Stick mit, den ich sofort nach der Veranstaltung wieder lösche. Er heißt folglich auch: Plan Backup.
• Buchkalender: Alle meine Termine trage ich in unterschiedlichen Farben auch in einen Buchkalender ein, in den ich auch meine ToDos notiere. Ich mag das Handschriftliche, kritzle auch (Blumen und Ähnliches) dazu.  Das hat etwas Kontemplatives. Nur mit dem Wiederfinden ist es da dann nicht immer so leicht.

Meine Macke

Meine Macke ist bereits im Blogtitel versteckt. Meine Ordner haben nicht nur eine klare, tiefe Struktur. Die Dateien haben eine klare Bezeichnung: Institution > Jahr (bzw. an Hochschulen Semester) > LV-Kurztitel > Stichwort Diese Bezeichnung fordere ich auch von meinen Studierenden in ihren Arbeiten ein.

Ein Beispiel gefällig? KFU_SoSe17_VU_FD_Block_1_Praesentation steht für eine Lehrveranstaltung, genauer eine Vorlesung/Übung (VU) aus dem Bereich Fachdidaktik (FD) an der Karl-Franzens-Universität Graz (KFU), gehalten im Sommersemester 2017 (SoSe17). In den Bezeichnungen verzichte ich dabei auf Leerzeichen ebenso wie auf Umlaute. Das macht das Sortieren und vor allem die Suche sehr viel einfacher als im Analogen Mappen-Chaos, weshalb ich meine Mappen auch so gut wie aufgegeben habe.

Das ist mein System, das sich auch auf allen geteilten Laufwerken wiederfindet, ob auf Dropbox, OneDrive oder GoogleDrive, meinem Laptop oder wo auch immer. Diese Benennung ist der Kern meines Systems